Het probleem: een woud van documentatie en versies

Bij het ontwerpen, offreren en bouwen voor grote events komen veel documenten kijken. Heel veel documenten. Voor een succesvol project is het echter van groot belang om altijd de laatste informatie te gebruiken, waar je ook bent. Maar we kennen allemaal het probleem van de vele documenten en verschillende versies die in e-mails en werkmappen in omloop zijn. Zo ook De Boer. Zij zochten naar een digitale oplossing die beter werkte dan de huidige situatie. Daarom kwamen ze bij ons met de vraag:

‘Hoe kunnen we digitale collaboratie mogelijk maken, waarbij we de communicatie en samenwerking tussen alle betrokken partijen op (wereldwijde) projecten van De Boer nog verder verbeteren?’ 

Onze aanpak: begrijp wat je probeert op te lossen

Uit het onderzoek bleek onder meer dat versiebeheer (‘wat is de meest recente versie met de laatste aanpassingen’) één van de grootste uitdagingen is in de samenwerking. Verder gaven verschillende partijen in het proces de voorkeur aan het gebruiken van bestaande tooling. Zo vonden we onze ideale technische oplossing: een maatwerk platform, met een gebruikersinterface speciaal ontworpen voor de complexe projecten van De Boer, gebouwd op de technologie van Dropbox Business, ’s werelds bekendste samenwerk-en-bestanden-deel platform. Zo kan De Boer haar eigen projectadministratie op een beveiligde manier naar eigen medewerkers en klanten ontsluiten en toegankelijk maken.

Resultaten: dit hebben we bereikt

Vooraf formuleerden we als belangrijkste doelstellingen van de portal:

  • Shift van ‘offline’ proces naar gebruikmaking van de portal.
  • Verbetering van efficiency in tijd, kosten en organisatie van portal-gebruikers t.o.v. oude proces

De resultaten mogen er zijn:

  • 100% van de nieuwe offertes en contracten worden nu op gestandaardiseerde manier in de portal gezet: aanzienlijk makkelijkere informatieoverdracht tussen projectteamleden en met klanten.
  • Reductie in opslag en papier- en printkosten: offline administratie is afgeschaft m.u.v. wettelijk vereiste documenten.
  • Tijdwinst: Audits gaan sneller omdat documenten nu onafhankelijk online gecontroleerd kunnen worden.
Het is mooi om te zien hoe De Boer en Jungle Minds de Dropbox API gebruiken om een persoonlijke, innovatieve portal voor klanten en medewerkers te ontwikkelen. De MyDeBoer portal is absolute best practice in de eventbranche.

Chris Moojen, countrymanager Benelux en Frankrijk van Dropbox.

Meer weten?

Maikel Lieste
Managing Partner
Maikel Lieste
maikel.lieste@jungleminds.nl Bekijk LinkedIn profiel

Meer goede verhalen